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各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府：

全縣電子政務(wù)視頻會(huì)議系統(tǒng)已經(jīng)建成，并將正式投入運(yùn)行。為進(jìn)一步管好、用好視頻會(huì)議系統(tǒng)，充分發(fā)揮其功能和作用，現(xiàn)就視頻會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)行、管理和維護(hù)等有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

沁源縣電子政務(wù)視頻會(huì)議系統(tǒng)由兩個(gè)主會(huì)場(chǎng)（縣委常委會(huì)議室、縣政府會(huì)議室）和十四個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)組成，主要承擔(dān)縣委、縣政府組織召開的電視電話會(huì)議。縣政府信息中心負(fù)責(zé)全縣視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理，縣聯(lián)通公司負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)保障。沁源縣電子政務(wù)視頻會(huì)議系統(tǒng)的運(yùn)用是轉(zhuǎn)變工作方式，提高工作效率，節(jié)省人力財(cái)力的一項(xiàng)重要手段，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府要予以高度重視，確保視頻會(huì)議系統(tǒng)規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效、安全運(yùn)行。

二、明確管理職責(zé)

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府負(fù)責(zé)各分會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備的管理、使用和維護(hù)，必須確定一名分管領(lǐng)導(dǎo)、兩名視頻會(huì)議管理員專門負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，切實(shí)保證視頻會(huì)議系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。視頻會(huì)議系統(tǒng)的控制計(jì)算機(jī)須專機(jī)專用，專人負(fù)責(zé)，相關(guān)設(shè)備不得挪作他用或與其它電子系統(tǒng)混用，會(huì)議期間，除視頻會(huì)議操作人員之外，無關(guān)人員一律不得進(jìn)入設(shè)備操作區(qū)。管理員必須建立管理使用日志，要做好視頻會(huì)議系統(tǒng)使用情況的記錄，并及時(shí)將有關(guān)問題報(bào)縣信息中心。各分會(huì)場(chǎng)要時(shí)刻保證通訊暢通，人員外出時(shí)做好交接班工作，確保任何時(shí)候都有一人能熟練地進(jìn)行系統(tǒng)操作。分管領(lǐng)導(dǎo)及管理人員的聯(lián)系電話要于5月21日前報(bào)縣政府信息中心（傳真：7832789，聯(lián)系人：王晨芳賈任超，電子郵箱：qyzfxxzx@）備案。

三、會(huì)議程序規(guī)范

（一）視頻會(huì)議召開之前，各分會(huì)場(chǎng)應(yīng)按照會(huì)議通知要求準(zhǔn)時(shí)、全程參加會(huì)前的聯(lián)調(diào)測(cè)試。視頻會(huì)議召開當(dāng)天，各會(huì)場(chǎng)及中心控制室管理人員須提前1小時(shí)到達(dá)控制室進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通調(diào)試。視頻會(huì)議開始前30分鐘，主會(huì)場(chǎng)和各分會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)入就緒狀態(tài)，保持各項(xiàng)技術(shù)配置參數(shù)直到會(huì)議結(jié)束，視頻會(huì)議系統(tǒng)調(diào)試和開會(huì)期間不得播放與會(huì)議無關(guān)的內(nèi)容。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)在會(huì)場(chǎng)的明顯位置設(shè)置本單位的名稱，主要領(lǐng)導(dǎo)要設(shè)置桌簽，重要會(huì)議還應(yīng)在會(huì)場(chǎng)懸掛會(huì)標(biāo)，應(yīng)保證圖像效果清晰。

（二）視頻會(huì)議期間，技術(shù)操作人員必須堅(jiān)守崗位。主會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)操作人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議需要，及時(shí)切換會(huì)場(chǎng)畫面，了解各分會(huì)場(chǎng)的情況。各分會(huì)場(chǎng)應(yīng)隨時(shí)監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行狀況，隨時(shí)與主會(huì)場(chǎng)保持聯(lián)系，及時(shí)調(diào)整鏡頭和話筒。參會(huì)人員要自覺保持良好秩序，不得隨意走動(dòng)。不發(fā)言的分會(huì)場(chǎng)應(yīng)將話筒置于靜音狀態(tài)。分會(huì)場(chǎng)設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)排除，并向主會(huì)場(chǎng)報(bào)告。

（三）會(huì)議結(jié)束后，由主會(huì)場(chǎng)統(tǒng)一中斷會(huì)議視頻設(shè)備連接，各分會(huì)場(chǎng)在主會(huì)場(chǎng)中斷會(huì)議后，按操作流程關(guān)閉視頻設(shè)備。視頻會(huì)議主辦單位要會(huì)同有關(guān)技術(shù)部門認(rèn)真做好會(huì)議電子數(shù)據(jù)的存貯、歸檔管理及保密工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自對(duì)外公布有關(guān)信息。

（四）各會(huì)場(chǎng)管理人員要定期對(duì)電子政務(wù)視頻會(huì)議系統(tǒng)及其設(shè)備的運(yùn)行情況進(jìn)行檢查維護(hù)，確保整個(gè)系統(tǒng)能隨用隨通。

四、相關(guān)培訓(xùn)

縣政府信息中心將于近期對(duì)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)負(fù)責(zé)管理和維護(hù)視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理員進(jìn)行培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，管理人員要掌握視頻會(huì)議系統(tǒng)的基本操作，并能夠熟練使用視頻會(huì)議需要的各種設(shè)備。